Istruzioni operative per i catalogatori

Tutti i catalogatori della RBB e RBC al momento del loro ingresso ricevono dall’Ufficio Biblioteche l’account per poter accedere al programma Clavis.
Ogni account è standardizzato nella forma nome.cognome ed è identificativo della persona e solo lei può usarla.
Se un operatore lavora in più Centri operativi gli sarà assegnato un nominativo per ogni CO nella forma cognome.nome.sigla del sistema
Le sigle che identificano i Sistemi sono:

  • b = centro operativo della Bassa Bresciana Centrale
  • c = centro operativo del Sud Ovest Bresciano
  • e = centro operativo del Brescia Est
  • o = centro operativo Ovest Bresciano
  • s = centro operativo Nord Est
  • t = centro operativo Valle Trompia
  • v = centro operativo Valle Camonica
  • z = centro operativo della Provincia di Cremona

Livelli di catalogazione
Ogni operatore attivo in Clavis riceve, al momento dell’accreditamento, un livello di catalogazione. 
I livelli presenti in Clavis sono: REC, MIN, MED, MAX, SUP, LAV e AUF.
L’Ufficio Biblioteche ha stabilito, ai fini della correzione e manutenzione del catalogo, di rendere attivi i livelli distinguendo tra operatori del ccp e dei co.
In linea di massima ai catalogatori del ccp è assegnato il livello più alto (AUF) così da permettere loro di poter intervenire su qualsiasi notizia e/o authority presente in catalogo. Per gli operatori dei co è invece previsto il codice di livello MAX, in questo modo possono intervenire su tutto il materiale pregresso, ma non possono modificare notizie e/o authority alle quali sia stato assegnato un livello di catalogazione superiore a quello a loro attribuito.   
Inoltre, per tutti coloro che iniziano la loro esperienza lavorativa o addetti alle sole operazioni di filtro presso i co è prevista l’assegnazione del livello MIN.

Centro di catalogazione provinciale (CCP)
Gli operatori che lavorano presso il CCP hanno il compito di catalogare le novità (librarie e multimediali) acquisite dalle biblioteche afferenti alla RBB, dopo che i centri operativi hanno provveduto alle operazioni di "filtro".
Per le Biblioteche speciali il CCP assume i compiti di un vero e proprio centro operativo di riferimento, pertanto ha l’incarico sia di filtrare che di inserire i documenti provenienti dalle suddette biblioteche.
Libri e materiale multimediale saranno catalogati in base all’ordine d’arrivo, ma per una maggior logica produttiva e al fine di garantire una più rapida resa del materiale, sarà data priorità alle seguenti categorie di documenti:

Materale a stampa

  • libri de La Vetrina delle novità editoriali per bambini e ragazzi, per favorire l’esportazione da parte dei CO in tempi più brevi
  • libri per bambini e ragazzi in arrivo dalle biblioteche
  • testi letterari, guide turistiche, copie doppie, volumi di enciclopedie, testi di manualistica e biografie che comportano una trattazione più veloce
  • libri dell'Acquisto centralizzato deella saggistica

Materiale multimediale

  • copie doppie e film doppi anche se di edizioni differenti
  • film già presenti in catalogo che richiedono una duplicazione
  • tutte le opere in più volumi i cui livelli generali sono già presenti in catalogo e che non richiedono un trattamento semantico: es. serie TV delle quali esiste in catalogo il livello generale ed il primo volume, man mano che arrivano i volumi successivi si inseriscono subito.

A questo punto i catalogatori procedono nel lavoro di inserimento ex novo nella banca dati.
Attenzione: è di esclusiva competenza dei catalogatori del CCP l’inserimento di:

  • nuove collezioni
  • editori nuovi
  • nuovi autori letterari
  • produzione editoriale per bambini/ragazzi e giovani adulti.

Manutenzione banca dati
E’ riservato ai catalogatori del CCP il lavoro di controllo sulle voci di autorità.

Centri operativi (CO)
Catalogazione

Gli operatori che lavorano presso i CO hanno il compito di trattare tutto il materiale (librario e multimediale) delle biblioteche afferenti al Sistema bibliotecario di appartenenza.
I CO catalogano il patrimonio delle biblioteche distinguendolo tra novità e pregresso ed hanno specifiche competenze sia per l’uno che per l’altro.

Novità
Per quanto riguarda le novità i CO devono:

  • esportare (tutto il materiale): ricercare il documento in catalogo e, una volta individuato, procedere all’attribuzione dei dati gestionali della singola biblioteca
  • inserire (solo i libri): si procede a catalogare ex novo le seguenti tipologie di libri:
    • classe 800 Letteratura e retorica, purché:
      • appartengano ai generi letterari poesia, letteratura drammatica e narrativa e non siano delle raccolte
      • l’autore sia già presente in catalogo con l’indice di classe che lo identifica
      • l’editore e la collezione siano già presenti in catalogo
    • opere in più unità descritte in catalogo come pubblicazioni in un’unica unità:
      • si stampa la descrizione bibliografica già presente
      • si redige un nuovo record bibliografico
      • si invia la stampata all’Ufficio Biblioteche scrivendo il numero identificativo del nuovo documento
  • duplicare (solo libri): si procede a catalogare mediante duplicazione le seguenti tipologie di libri:
    • letteratura: tutti i generi letterari purché l’editore e la collezione siano già presenti in catalogo
    • saggistica: tutte le opere di saggistica purché l’editore e la collezione siano già presenti in catalogo
  • inviare al CCP (tutto il materiale): tutti i documenti non presenti in catalogo che non rientrano nelle tipologie di inserimento e/o duplicazione sopraelencate. Le pubblicazioni per bambini e ragazzi sono da inviare tutte al CCP anche se in catalogo sono presenti altre edizioni.

Pregresso
Tutto il materiale documentario pregresso delle biblioteche è di esclusiva competenza dei CO.

Manutenzione banca dati, comunicazioni e invii all'Ufficio Biblioteche
Gli operatori dei centri operativi collaborano nella manutenzione del catalogo, relativamente a qualsiasi record, livello catalografico permettendo:

  • correggendo gli errori di battitura e/o ortografia
  • integrando elementi mancanti nella descrizione bibliografica, solo dopo aver effettuato il controllo
  • aggiornando e/o correggendo il record d’autorità autori
  • aggiungendo gli opportuni rinvii e richiami alle authority
  • adeguando l’indice di classificazione da 21° a 22° edizione e aggiornare il campo per collocazione da 13° a 14° edizione, solo in fase di inserimento.

In particolare

  • riferito ai record d'opera:
    • in fase di duplicazione creano, se non presente, il record d'opera e lo legano alle altre edizioni presenti in catalogo fino a 10; se sono di più, creano il record d'opera, lo legano alla loro manifestazione e comunicano per il recupero
      • intervenendo sulle manifestazioni già in catalogo per legare il record d'opera, cancellano dalle stesse i legami già presenti all'opera
      • attenzione: non vanno creati TCU (Titoli collettivi uniformi), di esclusiva competenza del CCP
    • se il documento che stanno inserendo ex-novo o duplicando rappresenta un'opera che ha una relazione con un'altra opera presente in catalogo, creano la relazione appropriata tra le due opere; se manca il record d'opera a quanto già presente in catalogo, lo comunicano;

I CO devono inoltre comunicare:

  • abbassamento di edizione:inviare la stampa della notizia precedente l’abbassamento di edizione, segnalando la nuova edizione e data
  • accorpamenti e scorpori di edizioni: inviare la stampa della notizia segnalando i documenti da accorpare o scorporare
  • correzioni varie: comunicare (per telefono o via mail) qualsiasi intervento di correzione che richieda molto tempo di esecuzione
  • descrizione a più livelli vs descrizioni ad un unico livello: inviare la stampa della notizia di un’opera in più unità inserita ad un solo livello con il riferimento del nuovo inserimento.

Riferimenti dell’Ufficio Biblioteche
Le persone da contattare in caso di dubbi, chiarimenti o segnalazioni e a cui inviare mail sono:
 
Canziani Laura (lcanziani@provincia.brescia.it  - 0303748983)
Marchesi Silvia (smarchesi@provincia.brescia.it - 0303748917)
 
Si ricorda inoltre che:
per facilitare lo scambio informativo e la condivisione delle scelte, si invitano tutti i catalogatori ad usare la lista catalogatoriclavis.
Chiunque non sia iscritto deve inviare una mail a mgussago@provincia.brescia.it